Quelle que soit sa taille, une collectivité est une organisation régie par des processus, tels que les moyens généraux, les ressources humaines, la gestion administrative et financière, la direction générale… Si ces mots évoquent d'abord des services, il s'agit en fait de fonctions que l'on peut traduire par des processus de la collectivité. Ainsi tout agent qui exerce dans un service est l'acteur d'un processus; on reconnaît le comptable quand il enregistre des factures ou le développeur lorsqu'il code. Tout agent exerce dans l'application de règles qui organisent son travail et qui coordonnent son action avec celle des autres collaborateurs.
Un projet est un processus professionnel limité dans le temps qui fédère les contributions de ses membres pour atteindre un but. Participer à un projet, c'est se figurer quel sera le résultat final. Autrement dit, c'est se projeter dans l'avenir où le produit existera. La méthode et le produit sont par conséquent indissociables, l'un conduisant logiquement à l'autre.
Le but d'un projet est d'expliciter une vision concrète du futur de la collectivité.
Chaque agent de la collectivité est à même d'imaginer, voire de déclencher un projet. La vision d'un projet et sa réalisation (la méthode) étant indissociables, tout le monde est dans le même “bateau” et poursuit le même objectif. Il s'agit d'une notion importante que le chef de projet doit retenir pour conduire ses travaux. L'inobservation de ce principe provoque des décalages dans les perspectives, ce qui engendre inévitablement des tensions ayant des répercussions capables de dépasser les frontières du projet : la collectivité en souffrirait durablement.
Il n'y a pas d'antagonistes au sein du projet. Demandeurs, réalisateurs, exploitants, tout le monde doit partager une unique vision du projet. Il en ressort la constitution d'une équipe de projet, animée par le chef de projet. Ce dernier est garant de la cohérence de cette vision.
Un projet ne peut exister sans être doté de moyens matériels ou humains. Suivant l'importance du projet et sa définition, la quantité de moyens engagés peut varier au cours du temps, ou bien rester constante jusqu'à l'issue du projet.
Certains “gros” projets bénéficient de moyens généraux. Il peut s'agir d'un secrétariat facilitant le déroulement de comités de pilotage, de locaux dédiés (salle de réunion, plateau technique, showroom) et éventuellement d'un service de reprographie.